Meeting
Plan a Meeting
Ein Meeting ist für ein Unternehmen von großer Bedeutung und zum Teil mit wichtigen finanziellen und zeitlichen Investitionen verbunden.
Damit Ihr Meeting ein voller Erfolg wird, steht Ihnen das Du Lac et Du Parc Grand Resort nicht nur mit seinem professionellen Service während der Durchführung zur Seite, sondern unterstützt Sie auch in der gesamten Meetingplanung.
Wir begleiten Sie Schritt für Schritt von der ersten Minute der Planung bis hin zur erfolgreichen Durchführung Ihres Meetings.
PREPLANING
- Festlegung des bestmöglichen Datums unter Berücksichtigung firmeninterner Termine und Zeitbudget der Mitarbeiter.
PLANUNG
- Kostenplanung.
CHECKLIST - MEETING & INCENTIVE
- Wie groß ist die Teilnehmerzahl?
- Wie sollen die Tische platziert werden?
- Braucht es Blumenschmuck oder Dekorationsmaterial für die Rednerpulte?
- Wie viele Stühle braucht es für den Rednertisch?
- Braucht es eine Podium? Wo soll es positioniert sein?
- Braucht es Mikrophone? Wie viele? Welcher Typ?
- Wann kann die Abnahme des Meetingsaals und die technischen Proben stattfinden?
- Wann werden die Türen für die Teilnehmer geöffnet?
- Wird die Kaffeepause im Meetingsaal oder an einer anderen Räumlichkeit abgehalten?
- Braucht es zusätzliche Tische im Meetingsaal?
- Braucht es Zimmer der gehobenen Klasse für einige Meetingteilnehmer?
- Soll anderes Material (Poster, Broschüren, Meetingmappen, usw.) im Meetingsaal aufliegen?
- Braucht es eine Garderobe?
- Möchten Sie audiovisuelles Material präsentieren? Um welche Art audiovisuelles Material handelt es sich? Welche Gerätetype braucht es für die Präsentation?
- Braucht es Schilder, die das Meeting ausweisen (Name, Datum, Zeitplan, Saal, wo liegt der Saal)?
- Braucht es einen Empfangsbereich (Hospitality desk) für die Meetingteilnehmer?
CHECKLIST – BUDGET
Hier möchten wir Ihnen einen Leitfaden für die Planung Ihrer Spesen/Kosten geben, damit Ihre Meeting auch in dieser Hinsicht ein volle Erfolg wird.
LOCATION
- Suche und Auswahl der Location;
- Bewertung der Vorschläge und Kostenvoranschläge;
- Auswahl der Location;
- Transportkosten, Aufenthaltskosten und andere Kosten, die mit dem Meeting zusammenhängen.
STAFF
- Bezahlung des fixen Staff;
- Bezahlung des variabeln Staff;
- Transportkosten, Aufenthaltskosten und andere Kosten;
- Kosten für Sicherheit, technische Beratung, Elektrizität und audiovisuelles Material.
WERBUNG
- Verteilung von Werbematerial;
- Telefonspesen;
- Werbekosten;
- Reservierungen.
VORDRUCKE
- Reservierungsformulare;
- Formulare für eventuelle durchgeführte Ausflüge usw.;
- Tickets / Eintrittskarten für Essen und evtl. Events;
- Detailliertes Programm;
- Büromaterial;
- Besondere Mitteilungen;
- Menu;
- Formulare für die Teilnahmebestätigung;
- Einladungen;
- Material für die Lektoren/Vortragenden, Interessengruppen, Teilnehmer.
PROGRAMM
- Meetingplanung: Mailing, Telefon, Vordrucke;
- Kosten für die Lektoren/Vortragenden;
- Audiovisuelle Dienstleistungen;
- Saalmiete;
- Spezielle Events, Unterhaltung;
- Golf und andere sportliche Events;
- Dekorationskosten;
- Preise;
- Gadget;
- Blumen;
- Getränke- und Essenkosten;
- Büromaterial (Notizblöcke, Schreiber, Bleistifte, Mappen);
- Kosten für die Ausstattung des Meetingsaals;
- Material für die Registrierung der Teilnehmer;
- Telefon und Internetanschluss;
- Pressemitteilungen;
- Simultane Übersetzung;
- Mikrophone.
ANDERE DIENSTLEISTUNGEN
- Verträge für Kommunikations- und Werbeberatung;
- Dekorationsservice;
- Technische Assistenz;
- Kopien: Broschüren, Listen, usw.;
- Postspesen;
- Kosten für die Elektrizität;
- Kosten für Lagerhallen oder Magazine.
PROGRAMM FÜR DIE TEILNEHMER UND BEGLEITER
- Koordinationsspesen;
- Geschenke und Gadgets;
- Gedrucktes Programm;
- Transportkosten;
- Unterhaltung, Aktivitäten;
- Kinderbetreuung;
- Versicherung.
VERSCHIEDENE KOSTEN
- Versicherung;
- Steuern;
- Versandkosten;
- Kosten für Magazine usw.;
- Kosten für Geschenke und Gadgets;
- Kosten für Shuttledienst, Limousinen und andere Transportmittel;
- Rechtsberatung;
- Buchhaltung.
